La Comunicación Interna en las organizaciones + LETIPS VÍDEO

¡¡Buenaaaas gente!! ¿Todo bien?

 

Hoy os dejo por aquí un post que tenía muchas ganas de hacer por varios motivos…

 

Por un lado, como puede que sepáis (o no) estudio Comunicación y en mi universidad está bastante ligada al ámbito empresarial. Por ello, se me ha ido desarrollando ahí un espíritu business que hace que el tema de la comunicación interna en las empresas me llame la atención especialmente.

 

Por otro lado, bajo mi punto de vista siempre se hace más hincapié en eso de saber comunicarse de puertas para afuera, la importancia de la transparencia, que si cliente para aquí, que si cliente para allá…

 

Que sí, que el cliente es el centro y lo sabemos, pero creo que se ha dejado un poco olvidada esa parte de comunicación con los propios colaboradores que, al final debería ser un factor que se cuidase mucho más, ya que cómo funcione tu empresa por dentro será lo que se perciba de ella desde fuera.

 

¿No creéis? Vamos a darle un repaso al tema…

 

 

¿Qué es la comunicación interna en una empresa?

 

La comunicación interna, como su nombre indica (que no soy ninguna iluminati), es ese tipo de comunicación que va dirigida directamente a los colaboradores dentro de la propia empresa.

 

¿Estoy llegando bien a todos los departamentos?, ¿existe una comunicación fluida entre mis colaboradores?, ¿qué imagen tienen mis colaboradores de la empresa?, ¿son realmente conocedores de los valores de la misma?

 

 

Estas son las preguntas que cualquier cabeza o directivo de una entidad debería hacerse en algún momento de su liderazgo para saber si la cosa está marchando como debería o podría replantearse algún que otro cambio.

 

Hay que ir olvidándose de ese tipo de comunicación vertical en el que solamente los altos cargos eran los que manejaban el cotarro y los demás se limitaban a seguir órdenes.

 

De hecho, la motivación de los colaboradores es un arma fundamental para que la organización alcance sus objetivos de manera más eficaz. Esta se puede conseguir haciendo que todos y cada uno de los trabajadores se sientan integrados y valorados.

 

Porque ¿a quién no le gusta sentirse importante en el trabajo que desempeña? Es de cajón de madera de chopo, vaya.

 

Además, esta comunicación no sólo consiste en mantener informado al personal, sino también en obtener un feedback por parte de ellos. Es importantísimo que se cree ese clima de confianza a través del cual todos puedan aportar libremente sus ideas y propuestas y recibir respuesta de ellas.

 

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¿Qué importancia tiene la comunicación interna para tu empresa?

Porrrrrrr lo tanto, lo dicho anteriormente nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta… ¿qué podré obtener si consigo crear una correcta comunicación entre mis colaboradores?

Toma nota que ahí van…

 

 

Beneficios de una buena comunicación interna

• Como he dicho anteriormente, crear una bidireccionalidad o feedback entre los colaboradores hace que se genere un clima de confianza que fomentará las buenas relaciones entre todos y por consecuente…

 

• Informar sobre eventos, cambios, incorporaciones, nuevas ideas y, en definitiva, asuntos que repercutan a todos los colaboradores

 

• Este buen ambiente repercutirá en una mejora de la gestión diaria y en los resultados comunes de la empresa

 

• Ayuda a la empresa a transmitir sus valores, su filosofía y su política de trabajo

 

• Aumenta el sentimiento de pertenencia de los colaboradores. Ojo a la importancia de este punto, porque los trabajadores son un reflejo directo de lo que tu empresa es. ¡Cuidado con lo que proyectas!

 

• Este sentimiento de pertenencia va ligado a su autorrealización personal y el compromiso.

Sentir que eres un eslabón importante y que se te tiene en cuenta es algo que motiva y hace que esto quede reflejado en las ganas con las que te enfrentas a tu día a día.

 

• Se reduce la conflictividad dentro de la empresa, debido a que hay una mayor transparencia en las acciones y un clima agradable

 

• Por consecuencia a todo lo anterior, se expermienta una mayor productividad. Los objetivos que se fijan se logran más rápidamente porque existe transparencia y claridad en las acciones

 

• Se consigue la comunicación entre departamentos, que hasta ahora había segmentado a los colaboradores. De este modo se hace a todos partícipes de todo.

 

• En casos de crisis interna o externa, ¡no debe cundir el pánico!… Una buena comunicación interna facilita su adaptación a estas situaciones difíciles y los cambios que conlleven

 

¿Cuáles son los tipos de comunicación interna?

Dentro de la comunicación interna, dependiendo de la dirección en la que circulan los mensajes, sin referirme si van para Madrid o para Valencia, podemos distinguir entre diferentes tipos:

La comunicación horizontal

La comunicación horizontal es aquella que se da entre los colaboradores que están dentro de un mismo departamento o forman parte de un mismo nivel jerárquico.

Suele ser más informal al integrar a personas que están en un contacto más directo en su rendimiento diario.

Esta comunicación va ligada sobre todo al trabajo en equipo y la colaboración.

 

La comunicación vertical

La comunicación vertical es la que tiene lugar entre colaboradores de diferentes departamentos dentro de diversos niveles jerárquicos.

Por lo tanto, dentro de esta puede encontrarse tanto la comunicación ascendente, como la descendente

 

 

La comunicación ascendente

Este tipo de comunicación es la que surge desde la base de la organización y se va transmitiendo hasta llegar a la alta dirección.

Tiene lugar sobre todo cuando se quieren plantear propuestas o nuevas ideas, para conseguir la implementación o aceptación de las mismas.

También puede darse como retroalimentación a un mensaje emitido anteriormente desde puestos superiores

 

 

La comunicación descendente

Este es el tipo de comunicación más antiguo que ha tenido lugar en las empresas desde sus inicios. Consiste en aquella que va desde los directivos de la entidad hasta los puestos que están ubicados más hacia la base de la pirámide jerárquica.

El fin que persigue suele ser comunicar unos objetivos a alcanzar o informar sobre acciones a realizar.

A pesar de que la comunicación descendente ha sido la que más tiempo ha estado en funcionamiento, actualmente está totalmente obsoleta, ya que cualquier tipo de comunicación que no involucra a toda la entidad tiene fecha de caducidad

 

 

La comunicación formal e informal

Todos estos tipos que he mencionado anteriormente siguen en sí mismos un código de formalidad o informalidad.

La comunicación formal suele darse de manera general entre todos los componentes de las entidades, ya sea desde los puestos que están situados más hacia la base, como aquellos que están formados por directivos.

Al final, cada empresa tiene unos códigos de formalidad en sus relaciones que se deben respetar para que exista una profesionalidad y cordialidad entre todos.

Por otra parte, esto no quita que pueda existir un tipo de comunicación informal debido a la confianza entre los colaboradores. Aunque, ojocuidao, que aquí entramos en terrenos pantanosos… ¿Por qué?

Pues porque muchas veces esta comunicación al no seguir unos canales formalmente establecidos puede desembocar en rumores u otras informaciones que no aportan nada constructivo a la empresa

 

 

El rumor

Somos una sociedad a la que le va el salseo, el cotilleo, saber el porqué de las cosas y si no lo sabemos pues oye, ¿qué tal sazonar lo inexistente?

 

 

Sí, así somos a veces, más simples que el mecanismo de un botijo. A ver, no es universal, igual tú, mi querido lector, pasas del rumor y de estas cosillas… y eh, olé tú, ¡claro que sí!

 

Pero bueno, ya que estamos en este apartado… os cuento las características que suele aunar este componente tan “salao” de nuestra comunicación y que tannnnntos disgustos nos trae a veces:

 

• Se trata de algo corto, memorable, sencillo y que suele tener importancia para la gente que lo transmite
• Suele coincidir con los prejuicios e intereses de aquellos que lo difunden
• Expresa deseos y emociones de las personas involucradas
• El chisme siempre suele estar atribuido a alguien que es muy cercano a la fuente originaria y, por lo tanto, parece más verídico aún de lo que es (o de lo que no es)

 

La razón principal por la que se empiezan a difundir los rumores o por la que se acaban extendiendo por las organizaciones es porque la gente necesita explicar y descargar tensiones y emociones acumuladas.

 

Y claro, antes que hacer yoga interior y conectar con tus chacras positivos, ¿qué hace la gente? Pues muy fácil: desahogarse con el de al lado, muchas veces echando las culpas o justificando las cosas de manera errónea.

 

Dentro de la gran variedad de rumores que pueden existir, me ha parecido interesante una clasificación realizada por Bysow que los agrupa de la siguiente manera:

 

• Rumores sigilosos: son aquellos que se van gestando poco a poco y que terminan desembocando en catástrofes futuras…

 

• Rumores impetuosos: son aquellos que se extienen en un abrir y cerrar de ojos. Más rápidos que Usain Bolt, vaya.

 

• Rumores sumergibles: ahora los ves, ahora no los ves. Son aquellos que aparecen y desaparecen. Imaginaos la fiabilidad de estos…

 

Después de este recopilatorio del peligro que puede llegar a tener un simple comentario de risas con tu compañero el de al lado de la impresora, se puede llegar a una conclusión:

 

Los rumores o comentarios desafortunados siempre van a estar ahí. Aun así, lo importante es que si existe una buena gestión de la comunicación interna, estos tienen fecha de caducidad inmediata.

 

Por este motivo, muchas entidades tienen propios departamentos de comunicación interna que se encargan de gestionar estos problemas.

Sin embargo, aunque no crea que es una mala medida, al contrario, mejor prevenir que curar, también es cierto que siempre es mucho mejor hacer que exista una transparencia interna.

Gracias a que la información fluya de manera directa entre jefes y colaboradores o directivos, se evitarán posibles bulos. Al fin y al cabo, lo que gestione uno mismo, no lo gestionarán otros. ¿No?

 

¿Cómo mejorar la comunicación interna de tu empresa?

Si estás leyendo el post y te está dando un miniinfarto por ver que la empresa en la que trabajas o tu propia empresa no sigue unas correctas pautas de comunicación interna, ¡¡respiran ondo y no preocuparse!!

 

Ante todo, calma, que siempre se está a tiempo de introducir algún que otro cambio y ver resultados más que positivos.

 

Siempre han existido una serie de herramientas o formas de potenciar una buena comunicación, pero ahora con las nuevas tecnologías y todo el tinglao que éstas mueven, hay más maneras aún.

 

Así que, ¡toma nota que vamos al lío!

 

Herramientas para mejorar la comunicación interna

• Manual del empleado: se trata de un documento que tiene toda la información referente a la empresa en cuanto a su origen, filosofía, experiencia, misión, visión, valores… Es como el libro de familia de la empresa, por así decirlo.

Gracias a él se consigue que el colaborador interiorice su función en la empresa y pueda sentirse parte de ella con mayor facilidad

• Reuniones: suele ser la herramienta más comúnmente utilizada hasta ahora. Las reuniones periódicas agrupan a los trabajadores con la intención de informar acerca de un cambio, una noticia, una nueva incorporación, etc…

Estas podrían seguir unas pautas previamente y durante la sesión para se lleve a cabo de manera eficaz:

• Avisar con antelación del día y la hora de la reunión
• Informar a los asistentes del tema que se va a abordar
• Es conveniente establecer una duración del encuentro y unas horas a cada tema que se vaya a tratar
• Escoger a una persona que esté moderando la reunión para que así no se entorpezca y pueda salir todo fetén
• Tomar nota de todo lo que se va diciendo y lo que se vaya sacando en claro. De este modo, las soluciones quedarán recogidas para posteriores consultas

 

• Revista corporativa: esta herramienta se suele ver normalmente en formato físico y puede difundirse de manera mensual, trimestral o como cada entidad prefiera.

A pesar de ello, cada vez es más frecuente adaptar los contenidos a un formato digital, que lo hace más atractivo e interactivo.

En ella se recopila todo tipo de noticias, incorporaciones, eventos, resultados, acciones, felicitaciones…

 

• Newsletters: es una herramienta digital que se distribuye a través del correo electrónico con una periodicidad determinada (semanal, mensual, trimestral…)

Muchas veces estas suelen estar formadas por artículos que pueden ser de interés para los colaboradores.

También pueden contener eventos, últimos lanzamientos, asuntos relacionados con la formación del personal, entrevistas a personas destacadas, clipping o recortes de prensa, curiosidades, etc…

 

• Tablón de anuncios: esta herramienta además de ser low cost, ya que puedes bajar a un chino e incorporar en tu pared un tablón la mar de bonico, es toda una fuente de inspiración para los colaboradores.

De él podemos destacar además de que capta rápidamente la atención porque suele estar a la vista de todos, que también transmite que cualquier opinión puede ser expuesta y escuchada.

Accesibilidad, cercanía y alto nivel informativo, what else?

 

• Buzón de sugerencias: gracias a la incorporación de esta herramienta resulta muy fácil saber qué es lo que piensan los colaboradores, ya que está totalmente abierto a dudas y sugerencias

 

• Circulares: son mensajes que se envían a toda la empresa o a determinados departamentos para hacer comunicados puntuales

El medio más utilizado por el que se suelen enviar suele ser el correo electrónico, aunque también puede ser por medio de la intranet, blogs, carta…

 

• Videoconferencias o Skype: este método es muy útil, ya que permite que a pesar de estar en puntos geográficos dispersos siga existiendo una comunicación fluida

 

• Intranet: es una red de comunicación interna que necesita de conexión a internet para comenzar a usarla.

Esta herramienta es muy completa porque es una plataforma única y exclusiva para el acceso de los colaboradores.

Además, permite que se difunda la información de manera muy rápida. Es perfecta para la difusión de comunicados o noticias de última hora.

 

• Red social de la propia empresa: este formato está cogiendo cada vez más importancia.

Conecta a todos los colaboradores, es más cercana e interactiva, es rápida para hacer difundidos y transmite accesibilidad entre departamentos, así como transparencia

Si tuviera que decir una “fuga” que puede tener, es que, si es una empresa con un número desmesurado de colaboradores, al final esta red social puede resultar una medida algo engorrosa.

 

• Círculos de calidad: estos círculos reúnen a un grupo de trabajadores de 4 a 8 personas, que se presentan voluntariamente para debatir cuestiones acerca del funcionamiento de la propia empresa.

Después de estos encuentros se realiza un documento que pasará a los directivos para que tomen decisiones al respecto

 

• Eventos: los eventos nos gustan a todos, y son una manera más informal y sociable de relacionarte con tus propios compañeros y disfrutar de conferencias que promuevan esta comunicación interna

 

• Desayunos o comidas de empresa: dicen que con el estómago lleno se trabaja mejor, ¿no?

Estar en un ambiente más relajado y próximo a tus compañeros de trabajo, hace que las ideas fluyan y se compartan sin tensión alguna.

Sí que es conveniente fijar unos temas a tratar previos al encuentro, para que así no quede nada en el tintero y sea totalmente productivo (no sólo para el estómago, que nos conocemos)

 

• Balance social: este documento es de carácter anual y lo que contiene son las estrategias, proyectos y resultados económicos de la empresa.

Incluye logros, incorporaciones, marco donde se desarrolla la actividad de la empresa, distribución de la plantilla por departamentos, lanzamiento de nuevos productos, etc…

Con él lo que se transmite sobre todo es la existencia de un control sobre la gestión empresarial y más transparencia que la Pedroche en fin de año

• Encuestas: la comunicación debe ser siempre un flujo de comunicación bidireccional en el que haya un feedback continuo.

Por ello, mediante encuestas se pueden descubrir muchos aspectos que quizás no se habían tratado con los colaboradores o que, simplemente, abarcan temas más delicados y de los que no se atreven a hablar con total libertad.

 

Consejos para mejorar la comunicación interna de una organización

Me he venido arriba y me he lanzado al modo vídeo para daros un poquito la chapa sobre algunas maneras que me han parecido la crème de la crème para que la comunicación dentro de la empresa despegue cual torpedo hacia el éxito (o eso creo).

Así que no me enrollo más que ya lo hago aquí abajo…

 

 

 

¡Y YA ESTARÍA!

¡Hasta aquí llega el post de hoy, gentecilla!

 

Como hemos podido ver, la comunicación interna es un factor que, aunque muchas veces se pasa por alto, es más que prioritario darle la posición que merece.

 

La imagen que proyecta cualquier empresa no sólo se construye a partir de las relaciones con el cliente, sino también de lo que los propios colaboradores están proyectando día a día.

Por lo tanto, ¡ojocuidao a olvidarnos de cuidar la comunicación con los colaboradores! y que no se nos olvide… ¡la información es poder!

 

Espero que os haya sido útil y que si conocéis alguna experiencia de cerca tanto de comunicación interna de éxito o auténticos fails, ¡¡¡la compartáis conmigo en los comentarios sin duda eh!!!

 

 

¡¡UN BESO ENORME Y… OS TENGO FICHADOS!!